Metodo Pomodoro
Como utilizar
Por: Diego A. Gonzaga | Publicado em 31 de março de 2021 | Atualizado em 4 de janeiro de 2022
Trabalhar por horas a fio é uma tarefa difícil e que demanda muita disciplina. Por mais dedicados que sejamos é muito importante buscarmos formas de sermos produtivos, mas sem causar prejuízos para a nossa saúde física e mental. Uma forma de alcançamos esse objetivo é nos organizar. Para isso, precisamos utilizar algum método, e de preferência um método bem estruturado, que tenha grandes oportunidades de gerar bons frutos. Dentre os métodos existentes, um dos mais famosos é o Método Pomodoro.
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Trabalhar por horas a fio é uma tarefa difícil e que demanda muita disciplina. Por mais dedicados que sejamos, sempre vão ocorrer imprevistos e interrupções, que tiram nosso foco da nossa atividade diminuindo nossa capacidade de produzir.
Essas interrupções têm várias consequências. Além de diminuir nossa produtividade, elas podem contribuir direta e indiretamente para aumento do cansaço, aumento da ansiedade além de criarem vários problemas de organização no nosso dia-a-dia.
Pesquisadores da Universidade da Califórnia e da Universidade de Berlim, descobriram que o contexto em que as interrupções acontecem não faz diferença para os resultados do trabalho, mas, surpreendentemente, as pessoas têm a tendência de concluir suas tarefas interrompidas em menos tempo, sem diferença na qualidade do produto final.
Isso significa que as pessoas compensam as interrupções trabalhando mais rápido. Porém, isto tem um grande custo: essas pessoas passam a se sentir mais estressadas, o sentimento de frustração aumenta, elas sentem mais a pressão do tempo e do esforço necessário para realizar suas tarefas.
Por isso é muito importante buscarmos formas de sermos produtivos, mas sem causar prejuízos para a nossa saúde física e mental. Uma forma de alcançamos esse objetivo é nos organizar, mantermos uma disciplina de trabalho e, principalmente, proteger essa rotina das interrupções que sofremos enquanto estamos trabalhando. Para facilitar essa tarefa é ideal que utilizemos algum método, e de preferência um método bem estruturado que tenha grandes oportunidades de gerar bons frutos. Dentre os métodos existentes, um dos mais famosos é o Método Pomodoro.
O que é o método pomodoro?
Pomodoro significa tomate em italiano. Mas o nome de fruta faz alusão aos cronômetros utilizados na cozinha, que muitas vezes tem formato de tomate, para marcar o tempo de uma determinada tarefa. Independente do formato, o fato é que a técnica desenvolvida em 1988 pelo italiano Francisco Cirillo, é uma ferramenta muito famosa para gerenciamento de atividades. Isso porque além de um nome interessante, a técnica é bem elaborada e tem objetivos claros em relação a sua aplicação.
A técnica Pomodoro,, é um método de gestão de tempo que pode ser aplicado para diversas tarefas, seja nos estudos, seja no trabalho, individualmente ou em grupo. De acordo com o próprio Cirillo, a Técnica Pomodoro teve inspiração em outra ideias, como time-boxing, técnicas cognitivas, teorias relacionadas ao funcionamento da mente funciona e a dinâmica de jogos.
A técnica consiste basicamente em estabelecer uma lista de atividades, e realiza-las em intervalos de trabalho intercalados por intervalos de descanso. Até aí, nenhuma novidade. Mas o método proposto por Cirillo traz também a explicação de como dividir as tarefas, como realizar os intervalos de trabalho e descanso, e também, como se proteger de possíveis interrupções que são as fontes de distração que tanto nos atrapalham.
Premissas básicas do Método Pomodoro
Para por o Pomodoro em prática você deve entender algumas coisas que lhe ajudaram realizar as suas suas atividades de maneira mais consciente. A Técnica Pomodoro é baseada em três premissas básicas:
- Uma maneira diferente de entender o tempo
Você precisa se desconectar do conceito de tempo cronometrado e trabalhar o conceito de tempo de atividade. Assim o tempo deixa de ser representado pelas voltas do ponteiro e passa a ser representado por realizações. A unidade de tempo deixa de ser segundos e passa a ser “Pomodoros” ou “textos lidos”, ou “paginas escritas”… Você não se mantém preso mais ao tempo que passou e sim ao que você realizou. Isso alivia a ansiedade e faz você ser uma pessoa mais eficaz. - O melhor uso da mente
Se você está focado, todo seu “recurso mental” está aplicado em resolver uma tarefa. Isso nos permite alcançar mais clareza de pensamento, mais consciência e foco mais nítido, o que facilita o seu trabalho seja ele qual for! - Empregar ferramentas simples
Aquele velho ditado “muito ajuda quem não atrapalha”, serve para as ferramentas também. Usar ferramentas simples e discretas reduz a complexidade da aplicação da técnica e favorece a continuidade do trabalho. Isso permite que você se concentre os seus esforços nas atividades que deseja realizar.
Muitas técnicas de gerenciamento de tempo falham porque submetem as pessoas a um nível mais alto de complexidade em relação a da tarefa original. Além disso, entender melhor o seu próprio tempo é fundamental, para produzir de forma mais saudável. Não adianta correr contra o relógio. O ideal é trabalhar no seu tempo!
Objetivos da Técnica Pomodoro
Um ponto positivo do método criado por Cirillo, é que ela é bem estruturada e tem objetivos muito caros. Isso quer dizer que ela se propõem a resolver problemas específicos, e não se coloca como um remédio milagroso que var resolver todos os seus problemas em 25 min.
O objetivo da Técnica Pomodoro é fornecer uma ferramenta (ou um processo) simples para melhorar a sua produtividade (ou da sua equipe).
Quais os benefícios do Método Pomodoro?
De acordo com o criador da técnica, ela é capaz de fazer o seguinte:
- Aliviar a ansiedade ligada ao as necessidades de realização;
- Aumentar o foco e a concentração, reduzindo as interrupções;
- Aumentar os níveis de consciência das suas decisões;
- Aumentar a sua motivação e mantenha-lá constante;
- Aumentar a sua determinação para atingir os seus objetivos;
- Redefinir os processos e estimativa de tempo para sua realização, tanto em termos qualitativos como quantitativos;
- Melhorar o seu processo de trabalho ou estudo; e
- Fortaleça a sua determinação para que continue se aplicando em situações difíceis.
Vários desses benefícios podem ser alcançados em poucos dias de prática do Pomodoro. Pessoalmente, as minhas impressões sobre o método são boas. Apesar de estar aplicando a apenas algumas semanas, vejo sua eficácia em vários aspectos.
Concentração e foco
Essa técnica é realmente é muito eficiente para te ajudar a manter o foco. Eu, por exemplo tenho utilizado ela para escrever e o resultado tem sido muito bom. Durante o período de atividade do Pomodoro, consigo manter o foco total na atividade. Sei que é um momento de evitar distrações e realizar a atividade até que o tempo do Pomodoro termine. Me mantenho longe do telefone, emails, redes sociais… de tudo que possa tirar meu foco. Afinal de contas são apenas 25 minutos! São pequenas vitórias da dedicação a uma tarefa específica.
Percepção de tempo
Com o Pomodoro a relação e a percepção do tempo ficam realmente mais claras. Dessa forma conseguimos avaliar muito melhor se somos capazes de realizar uma atividade em um Pomodoro ou não! Assim, qualquer janela de 20 a 25 minutos se tornam uteis para resolver alguma pendência ou adiantar alguma tarefa. Por isso, no somatório de pequenos esforços, nos tornamos muito mais produtivos.
Organização
A metodologia do Pomodoro exige que você se organize antes, durante e depois do trabalho propriamente dito. Mesmo que seja de uma maneira simples, é muito importante registrar as atividades, manter a lista sempre atualizada e contabilizar os Pomodoros que você completou. No fim de cada dia poder-se avaliar como foi o dia de trabalho em relação ao rendimento. Com essa informação você terá muito mais capacidade de fazer estimativas de tempo para projetos futuros, para planejamentos, monitoramento de atividades e até a elaboração de orçamentos.
Controlar a procrastinação
Há dias em que manter o foco é quase impossível. Nesses dias de pandemia, com todos os problemas que estamos passando, é ainda pior. Estamos cansados, ansiosos ou mesmo com preguiça de trabalhar (e não há nenhum mal nisso). Seja lá o que for, todos nós passamos por isso.
A Técnica Pomodoro é fundamental nestes dias. Tudo que você precisa fazer é trabalhar mais 25 minutos. Sim, apenas mais 25 minutos. Então respira fundo liga seu Pomodoro e comece o primeiro. Os primeiros minutos são difíceis, mas passado esse início, eu te garanto que vai ficar mais fluido e menos doloroso. Quando você perceber, estará vencendo o desafio, 25 minutos de cada vez.
Melhorias nos comportamentos
Além da relação com o trabalho, que é uma melhoria direta, esse método vai te ajudar a ter uma relação melhor com outras áreas como a alimentação, exercícios físicos e etc. Nos intervalos você pode fazer lanches, meditar, relaxar, tomar um café, se alongar… Ou seja, você pode fazer atividades que te tragam beneficio e o melhor: com a consciência tranquila, pois você está dentro de um planejamento e não esta simplesmente procrastinando para não trabalhar!
Como utilizar o Método Pomodoro?
Preparação:
Para implementar a Técnica Pomodoro, tudo que você precisa é de um cronõmetro e uma lista de tarefas. O método deve ser realizado da seguinte maneira:
- Cronômetro:
Qualquer cronometro que possa acumular 30 minutos, pelo menos, e de preferência tenha um alarme.
- Lista de Tarefas:
Lisa “Tarefas de Hoje”, preenchida no início de cada dia com o seguinte:
- Identificação com título, local, data e autor;
- Uma lista das coisas a fazer durante o dia, em ordem de prioridade; e
- Uma seção da lista deve ser chamada “Atividades não planejadas e urgentes”, onde todas as tarefas inesperadas que precisam ser tratadas com urgência devem ser listadas à medida que aparecem.
- Lista de “Inventário de Atividades”, preenchida com:
- Um título com o nome do autor;
- Uma série de linhas onde várias atividades são anotadas à medida que aparecem.
Esta lista serve para você “retirar da mente” as tarefas pendentes e poder se dedicar a atividade do momento. Todos os dias, você escolhe, dentro do “Inventário de Atividades” quais tarefas devem ser realizadas e as insere na sua “Lista de Tarefas”. No final do dia, as que foram concluídos são marcados.
- Lista de registros:
Nesta lista registra-se a data, as atividades, sua descrição e o número de Pomodoros completados. Esta lista deve ser atualizada pelo menos uma vez por dia, geralmente no final do dia, gerando um relatório completo do dia de trabalho.
Essas listas podem ser feitas em planilhas, folhas específicas, ou até mesmo em uma agenda. O registro dessas informações em uma agenda é a forma com a qual eu me adaptei melhor. Como minhas atividades já ficam registradas em uma agenda, basta inserir o número de Pomodoros que consegui completar e as atividades extras que surgiram, e pronto, está tudo registrado!
Primeiro Pomodoro
Começar é muito importante! Configure o seu cronometro para 25 minutos e inicie a primeira atividade da Lista de Tarefas. Lembre-se que as atividades são organizadas pela ordem de prioridade. Logo, você deve começar pela que tem maior nível de prioridade.
O autor da técnica diz que, quem está usando o Pomodoro, seja uma pessoa ou uma equipe, deve sempre ser capaz de ver claramente quanto tempo resta. Eu, pessoalmente, discordo em relação a está instrução. Saber quanto tempo falta, ou quanto tempo resta (que é o mesmo tempo, mas não é a mesma coisa) não contribui para diminuir a ansiedade.
Eu acredito que trabalhar sem se preocupar com o tempo traz mais benefício. Por isso, indico um cronometro com alarme. Se você utiliza um cronometro com alarme, você ajusta o tempo e pode se dedicar inteiramente a sua atividade sem se preocupar com o momento do término. Quando passarem os 25 minutos, o alarme vai te avisar, e você poderá fazer sua pausa, tranquilamente. Então, delegue a tarefa de cuidar do tempo ao cronômetro e cuide apenas das tarefas que só você pode resolver.
Um Pomodoro não pode ser interrompido. É importante que você estabeleça um fluxo contínuo de atenção durante 25 minutos. Não se preocupe muito com o seu ritmo de trabalho, o que importa é manter o foco durante os 25 minutos.
Assim como não podemos interromper, também não podemos dividir um Pomodoro. Não existe metade ou um quarto de Pomodoro. O objetivo aqui é educar nosso foco, por isso, dividir o intervalo em períodos menores contribui contra o nosso objetivo.
Se um Pomodoro for interrompido por alguém ou alguma coisa, devemos considerar essa tentativa como perdida, e então você deve começar do zero com um novo Pomodoro. Assim vamos nos habituar a trabalhar 1 Pomodoro, sempre!
Pausa
Quando o seu cronometro sinalizar o fim do período de trabalho, registre a conclusão do Pomodoro, marque um X ao lado da atividade em que você está trabalhando, caso tenha terminado, e faça uma pausa de 3 a 5 minutos.
Esses intervalos entre os Pomodoros são fundamentais para “oxigenar o seu cérebro” e aumentar a agilidade mental. Por isso, evite atividades que exigem grande esforço. Aproveite para tome um café ou uma água, caminhar, ir ao banheiro, ouvir música ou coisas do tipo.Você pode aproveitar esse tempo para as pequenas tarefas como colocar roupas para lavar, molhar plantas, passar um tempo com seu cachorro ou simplesmente aproveitar a vista da varanda.
Sequência de quatro Pomodoros
Após completar quatro Pomodoros é a hora de fazer uma pausa longa, um intervalo de 15 a 30 minutos. Nessa oportunidade é hora de relaxar, comer, meditar, fazer o que você quiser, desde que não tenha relação com seu trabalho.
É o tempo ideal para arrumar sua mesa, ir até à cafeteira, conferir se tem mensagens, verificar os e-mails recebidos ou simplesmente descansar e fazer exercícios respiratórios ou dar uma caminhada rápida.
O importante é não fazer nada complexo. Caso contrário, sua mente não será capaz de reorganizar e como resultado, você não será capaz de dar seu melhor esforço no próximo Pomodoro. Obviamente, durante este intervalo também você precisa parar de pensar no que fez durante os últimos Pomodoros.
Ferramentas para utilizar o método Pomodoro
Relógio
É o mais simples, e funciona muito bem! Basta você configurar o seu cronometro no celular para contar o tempo desejado, e pronto! Você está hapto a realizar suas tarefas utilizando a metodologia do Pomodoro.
App’s
Você pode, caso queira, utilizar um aplicativo no celular. Existem várias opções como Focus To-Do que combina as funcionalidades de um contador Pomodoro com um gerenciador de tarefas. Você pode adicionar e organizar suas tarefas em listas, iniciar o contador e focar no trabalho ou no estudo. Além disso, você também pode definir lembretes, prioridades e adicionar notas. Ao final, você poderá verificar o tempo gasto em cada tarefa e em cada projeto.
Outra opção de aplicativo, mas neste caso para PC, é o keepfocused. Esta é uma ferramenta que possui recursos de gerenciamento de intervalos, que mantém o controle do que você está fazendo em cada intervalo de 25 minutos. Possui a funcionalidade de cadastro de atividades e possibilita que você possa visualizar o arquivo de dados e reveja as tarefas nas quais trabalhou durante todo dia.
Site
Existem também os aplicativos online, como o Tomato Timer, que você utiliza no navegador, e não precisa instalar nenhum aplicativo, nem no celular, nem no computador. No Tomato Timer você pode ajustar o tempo dos intervalos de trabalho e de pausa, além de poder, configurar alertas e volumes dos alertas sonoros.
A nossa nova ferramenta de acesso a conteúdo, uma biblioteca digital: a gonaTECA.
Sim, Agora você pode ter uma biblioteca em casa! A gonabee desenvolveu uma biblioteca digital para facilitar a sua vida mais uma vez! Na gonaTECA você vai encontrar muita informação de qualidade e ao seu alcance em apenas um click.
Como lidar com as interrupções
As interrupções são com certeza o maior obstáculo que você vai encontrar quando estiver tentando manter o foco. Elas podem surgir de vários lugares: da rua, de algum colega, de algum familiar, de e-mails, de mensagens e até mesmo da sua própria cabeça. O autor da técnica, Cirillo, divide as interrupções em duas origens: as externas e as internas.
Interrupções externas
As interrupções externas são as que vem de “fora da nossa mente”. São justamente os ruídos da rua, os pedidos de colegas de trabalho, notificações de e-mails ou mensagens, e tudo aquilo que pode tirar a sua atenção do seu trabalho.
Interrupção internas
Interrupção interna são as que surgem “dentro da nossa mente”. São aqueles momentos em que divagamos, lembramos de algum compromisso ou alguma ideia paralela, ou por qualquer motivo “interno” perdemos o foco da tarefa que estamos realizando. Já viram aquele meme: “Quando eu estou dirigindo e me lembro que estou dirigindo”? Pois é, é tipo isso!
Essas interrupções ocorrem com frequências e tem grande impacto na nossa produtividade. Cirillo indica que, toda vez que sofrermos uma interrupção, seja ela interna ou externa, devemos registrar a ocorrência, e se possível diferenciar as interrupções externas e as internas. Isso é importante para, no fim do dia, podermos avaliar o que mais nos atrapalha e então tomarmos alguma atitude para corrigir.
Relato pessoal
Eu utilizei essa técnica enquanto escrevia esse texto. Nos meus intervalos, decidi, além de conferir mensagens e fazer pequenos lanches, fazer exercícios de divisão rítmica musical.
Eu não tenho grandes problemas como interrupções externas, pois trabalho em um ambiente tranquilo. A tarefa, nesse caso, é apenas manter as redes sociais fora do alcance das mãos.
A minha grande surpresa foi o efeito do método sobre as interrupções internas. Eu tenho uma forte tendência a divagar enquanto estou escrevendo. Sempre me surgem vários pensamentos aleatórios, alguns úteis (como “qual o tópico do próximo post para o gonaBLOG”), outros nem tanto (como “o canal de Suez usa mão inglesa para organizar os barcos?”). Mas todos sempre tiram o meu foco do trabalho.
Neste quesito, o método foi muito útil. No início fiz as anotações nos momentos de divagação e também das ideias e recordações importantes. Porém, no decorrer do processo, meu foco ficou cada vez mais estável. Agora, por exemplo, consigo escrever 25 minutos sem parar e sem perder o foco (quase um milagre para mim).
Outra questão que percebi é que o método facilita o início das atividades. Começar a trabalhar é sempre difícil, mas depois que você dispara o primeiro Pomodoro, tem que começar e ficar focado por 25 minutos. Com isso a barreira do início é transposta com facilidade.
Além disso, vale lembrar que as medidas de tempo são apenas as sugeridas no método clássico. Nada impede que você encontre o seu próprio equilíbrio entre os períodos de trabalho e descanso ideal. No meu caos, por exemplo, eram os 10 minutos de exercícios rítmicos!
- CIRILLO, Francesco. The Pomodoro technique (the Pomodoro). Agile Processes in Software Engineering and, v. 54, n. 2, p. 35, 2006.
- TANCREDI, Silvia. “Técnica Pomodoro – o que é e como funciona”; Brasil Escola. Disponível em: https://brasilescola.uol.com.br/dicas-de-estudo/tecnica-pomodoro-que-e-e-como-funciona.htm. Acesso em 26 de março de 2021.
- LIMA , Dani. 7 pontos positivos da técnica pomodoro no meu dia-a-dia. In: Aparelho Eletrico. [S. l.], 4 abr. 2016. Disponível em: https://brasilescola.uol.com.br/dicas-de-estudo/tecnica-pomodoro-que-e-e-como-funciona.htm. Acesso em: 31 mar. 2021.
- MARK, Gloria; GUDITH, Daniela; KLOCKE, Ulrich. The cost of interrupted work: more speed and stress. In: Proceedings of the SIGCHI conference on Human Factors in Computing Systems. 2008. p. 107-110.
- DABBISH, Laura; MARK, Gloria; GONZÁLEZ, Víctor M. Why do I keep interrupting myself? Environment, habit and self-interruption. In: Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems. 2011. p. 3127-3130.
GONZAGA, D. A.. Método Pomodoro. In: gonablog | gonabee Escola Digital, 2020. Disponível em <https://gonabee.com.br/index.php/conteudo/metodo-pomodoro/> Acessado em: DIA de MÊS de ANO.
O assunto é bastante extenso e não é possível ensinar tudo em apenas um post. O aprendizado aqui, é importante, porém é apenas uma parte. Se você deseja mais leituras e conteúdos entre em contato conosco. Estaremos sempre dispostos a lhe ajudar.
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